هر واحد تجاری مشمول مالیات، باید رویداد های مالی خود را در دفاتر قانونی حسابداری ثبت و نگه داری نمایند. حتی پس از صدور برگ تشخیص مالیات نیز بهتر است دفاتر نگه داری شوند.

پلمپ دفاتر قانونی حسابداری 

دفاتر قانونی حسابداری به غیر از دفتر دارایی، باید بوسیله اداره ثبت، اوراق آن به ترتیب شماره‌ گذاری و با مهر سربی وزارت دادگستری پلمپ شود.

در دفاتر قانونی حسابداری در صفحه اول و آخر با قید تاریخ تمام مشخصات دفتر درج می‌ شود.

مطابق با ماده ۲ قانون آیین‌ نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی تمام دفاتر قانونی حسابداری روزنامه و کل باید به زبان فارسی تحریر شود. و پیش از ثبت هر نوع معامله‌ ای در آن بر اساس ماده یازده و دوازده قانون تجارت بوسیله نماینده اداره ثبت اسناد امضا و پلمپ گردد.

اهمیت تحریر دفاتر قانونی حسابداری

این دفاتر منعكس كننده‌ ی وضعیت کلیه ی حساب‌ های یک واحد تجاری می‌ باشند. و همچنین یک سند رسمی برای كاهش اشتباهات حسابداری بخصوص در زمینه عدم ثبت معاملات یا هرگونه اشتباه دیگر به حساب می‌ آیند.
این دفاتر تمام جزییات یک حساب را از قبیل تاریخ، مقدار معامله، مانده بدهكار یا بستانكار و… را به شکل واضح منعكس و در اختیار استفاده كننده از آن قرار می‌ دهند. همچنین دفاتر قانونی به علت طبقه‌ بندی عملیات به ترتیب تاریخ وقوع، دسترسی‌ های بعدی به آن اطلاعات را راحت تر می نماید.

دفتر قانونی حسابداری روزنامه

دفتر قانونی حسابداری روزنامه دفتري است كه تمام عمليات و رويداد هاي مالي یک واحد تجاري با رعايت اصول و ضوابط مربوط به تنظيم دفاتر قانوني حسابداری، موضوع قانون تجارت و همچنين رعايت اصول و استاندارد های حسابداري، در آن ثبت و نگهداری مي شود.

بنگاه‌های اقتصادی باید قبل از ثبت رويداد های مالي، آن‌ها را به خوبی تجزيه و تحليل نمایند و سپس به ترتيب تاريخ وقوع در دفر روزنامه ثبت نمايند.

در دفتر قانونی حسابداری روزنامه تمامی عملیات مالی واحد تجاری به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می شود. مطابق با ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و داد و ستد تجاري و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن ثبت نماید.

انواع دفاتر قانونی حسابداری

دفتر قانونی حسابداری روزنامه به ۲ دسته تقسيم مي گردد: دفتر قانونی حسابداری روزنامه عمومي و دفتر قانونی حسابداری روزنامه اختصاصي

دفتر قانونی حسابداری روزنامه عمومي 

دفتر قانونی حسابداری روزنامه اي كه كليه معاملات و رويداد هاي مالی به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي گردد.

دفتر قانونی حسابداری روزنامه اختصاصي 

دفاتر قانونی حسابداری روزنامه ای كه نوع خاصی از رويداد‌های مالي در آن ثبت مي شود. اين دفتر در شركت ها و موسسات بزرگ كه تكرار معاملات در آنها زياد است كاربرد دارد. چند نمونه از دفاتر روزنامه اختصاصي بدين شرح است:

• دفتر روزنـامه خريد
• دفتر روزنامه پرداختهای نقدی
• دفتر روزنـامه فروش
• دفتر روزنامـه دريافت های نقدی

آشنایی با ظاهر و نحوه تحریر دفتر قانونی حسابداری روزنامه

دفتر قانونی حسابداری روزنامه باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اسناد حسابداری به آن باشد. به طور معمول دفتر روزنامه دارای ستون های زیر است :

• ردیف: در این قسمت شماره ی رویداد مورد نظر درج میشود.
• تاریخ: در این ستون تاریخ وقوع رویداد مالی درحال ثبت نوشته میشود. تمامی رویداد های مالی در دفتر روزنامه باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند.
• شماره دفتر کل: در این ستون شماره صفحه ی از دفتر کل که این حساب در آن ثبت شده است نوشته میشود.
• شرح: در این قسمت نام و عنوان حساب نوشته میشود.
• بدهکارو بستانکار: در این قسمت با توجه به ماهیت حساب ، مبلغ آن در ستون بدهکار یا بستانکار نوشته می شود.

دفتر قانونی حسابداری کل

نحوه ی ثبت رویداد های مالی در دفتر قانونی حسابداری روزنامه به شکلی است که نمیتوان به مانده ی نهائی هر حساب دسترسی پیدا کرد. به همین خاطر نمیتوان از دفتر روزنامه برای تهیه صورتهای مالی استفاده کرد.

از این رو مدیران واحد تجاری از دفتر دیگری به نام “دفتر قانونی حسابداری کل” استفاده میکنند. تمامی ثبت های دفتر قانونی حسابداری روزنامه باید به دفتر قانونی حسابداری کل منتقل شود. در دفتر کل برای هر حساب صفحه (صفحات) جداگانه در نظر گرفته میشود به طور مثال موجودی نقد و بانک از صفحه ۱ الی …. ثبت میشود.